Ștefan Ecxarcu (Global Archive Management), de la IT la gestionarea celei mai sigure arhive din România

Pasionat de matematică, IT și dans sportiv, Ștefan Ecxarcu, Directorul general Global Archive Management, a învățat pe propria-i piele că nu trebuie să faci niciodată afaceri bazate pe încredere, dar și că o situație-limită te poate face să ți le depășești pe ale tale. După incendiul care a mistuit acum doi ani unul dintre depozitele de arhivă, compania pe care o conduce a investit aproape 500.000 de euro în cel mai perfomant sistem de protecție, Global Archive Management fiind la acest moment cea mai sigură arhivă din România.

Ștefan Ecxarcu s-a născut în Timișoara, însă familia sa a venit în București la scurt timp după nașterea lui.

Pasiunea pentru IT a început din școala generală. Imediat după terminarea clasei a IV-a, când a aflat că la Școala Generală Nr. 1 – Sfinții Voievozi se înființa, pentru clasa a V-a, o grupă specială de informatică, a mers să dea examen acolo. Examenul a fost la matematică și, cu toate că era bine pregătit, nu a luat o notă care să-i permită calificarea deoarece a rezolvat una dintre probleme cu datele alteia, iar rezultatul, evident, nu a fost cel corect.

Totuși, profesoara de matematică, pe care nu o văzuse niciodată până la susținerea probei, a considerat că ar trebui să mai dea o dată examenul de admitere, într-o altă zi.

Ștefan Ecxarcu: „Nu este important doar să știi să faci un lucru, ci să știi să-l faci fără efort”

Rezultatul a fost mult mai bun, am avut a doua sau a treia notă pe clasă. În școală am învățat, de la aceeași profesoară de matematică, doamna Dobre se numea, că nu este important să știi cum să faci un lucru sau să rezolvi o problemă, ci e important să știi cum să îl faci fără efort. Am avut ocazia să pun și în practică acest lucru, deoarece în fiecare vacanță mică aveam ca temă 100 de probleme de matematică din materia învățată în trimestrul respectiv, iar în vacanța mare, 300 de probleme, până când ajungeam să le rezolvăm automat, fără un efort prea mare.

Nu doar informatica l-a pasionat pe Ștefan din copilărie, ci și dansul sportiv de performanță. A participat la mai multe competiții din țară, petrecând astfel mult timp în cantonamente cu colegii.

În general, aveam antrenament 5 zile pe săptămână, în weekend câte 4-6 ore zilnic, iar în timpul săptămânii 2-3 ore pe zi. Am reușit astfel să mă dezvolt social și emoțional într-un mediu foarte plăcut, unul din care nu numai că am deprins câteva valori de viață importante, ci m-a și ajutat să evit tentațiile perioadei respective, de a chiuli, de a merge prin baruri, la biliard…sau alte locuri pe care colegii mei din clasă le frecventau foarte des, uneori în detrimentul școlii. În plus, dansul mi-a mai dat un avantaj: la „bairamurile” la care mergeam în școală și în liceu, eram, de obicei, cam singurul băiat care chiar știa să danseze și căruia nu îi era rușine să invite fetele la dans.

Tot dansul i-a adus-o în cale și pe soția lui, Andreea, ceva mai târziu, însă, când a început să meargă și la cursuri de salsa, într-o grupă de începători. Acolo s-au cunoscut și au început să danseze împreună. După mai bine de 10 ani de când se cunosc, dansează cu plăcere împreună cu fiecare ocazie pe care o au.

Ștefan Ecxarcu alături de soția sa, Andreea, la cursurile de salsa

Drumul de la dans la IT

Ghinionul avut la început de școală generală l-a urmărit pe Ștefan Ecxarcu și la admiterea la liceu. A dat la Colegiul Tudor Vianu însă, din cauza emoțiilor, a făcut aceeași greșeală de la admiterea în gimnaziu: a rezolvat una dintre problemele de la examenul de matematică, cu datele altei probleme. Din păcate, însă, de această dată nu a mai avut încă o șansă.

Mi-a plăcut întotdeauna foarte mult matematica și mi s-a părut destul de simplă deoarece reușeam să „văd” rezolvarea problemei, sau chiar direct rezultatul corect, fără un efort prea mare. Era un fel de intuiție. Probabil că din acest motiv nici nu eram foarte atent la toate datele problemei, însă am câștigat o lecție destul de importantă de viață, și anume că oricât de sigur aș fi pe mine și pe rezolvare, trebuie să mă reasigur că datele problemei pe care încerc să o rezolv, sunt cele corecte.

Norocul i-a surâs, totuși, pentru că, prin repartizare, având o medie mare, a ajuns la Colegiul Național Sf. Sava, la clasa de Fizică-Chimie. La liceu și-a descoperit pasiunea pentru economie, iar alegerea facultății, ASE – Marketing – Cercetare de piață, a venit firesc.

A lucrat încă din facultate, iar primul său salariu a fost echivalentul a 80 de dolari. Nimic nu s-a comparat, însă, cu mândria de a putea contribui la bugetul familiei.

„Cei mai buni bani folosiți au fost aceia cu care m-a păcălit cineva: am cumpărat minte”

A urmat o perioada de câțiva ani în care a lucrat în diverse companii, fie în departamentul IT, fie în cel de Vânzări, ba chiar și în într-un call center, exersând răbdarea și empatia în relația cu oamenii. Primul training adevărat în vânzări l-a avut, însă, în perioada în care a lucrat la Oracle România.

Pentru mine experiența Oracle a fost cheia dezvoltării mele deoarece atunci mi-am dat seama că nu trebuie „să reinventez focul, roata și apa caldă”, cum spunea Dl. profesor Troie, ci pot să ajung mult mai repede, mult mai departe, dacă învăț din experiența altora. Din fiecare loc am învățat câte ceva, atât din punct de vedere profesional, cât și personal, ca lecții de viață. Am văzut undeva scrisă o vorbă cu care m-am identificat foarte bine, din păcate nu doar în acea perioadă: „Cei mai buni bani folosiți au fost aceia cu care m-a păcălit cineva: am cumpărat minte”. Și cea mai multă minte am „cumpărat-o” destul de scump.

După aproximativ un an la Oracle, magia antreprenoriatului l-a făcut pe Ștefan să accepte propunerea unui prieten de a se asocia pentru dezvoltarea unui business de servicii IT. După efortul inițial, lucrurile au început să meargă foarte bine și, în 3 ani, au ajuns la o cifră de afaceri de aproximativ 350.000 de euro.

Am învățat foarte multe în perioada respectivă, de la managementul oamenilor, la dezvoltarea produselor și a serviciilor, la eficientizarea activității operaționale și, nu în ultimul rând, am intrat în contact cu ce înseamnă contabilitatea unei companii mici și răspunderea administratorului. Acolo însă s-a mai întâmplat un lucru foarte important în dezvoltarea mea profesională: am mai „cumpărat minte”, pentru că am învățat că, atunci când este vorba de bani, nu trebuie să mergi pe încredere. În momentul în care compania a ajuns pe profit, speram și eu cel puțin să returnez banii cu care mă împrumutasem pentru a putea continua activitatea companiei. Nu de alta, dar se născuse primul meu copil, cheltuielile erau mai mari, iar veniturile soției mele s-au redus deoarece intrase în concediu pentru creșterea copilului. Partenerul meu, însă, a considerat că nu este în interesul lui să împartă profitul companiei cu mine, așa că a decis că e mai bine sa mă înlăture.

Toată această experiență s-a materializat într-o nouă mențiune în CV-ul lui Ștefan Ecxarcu: s-a hotărât să urmeze și Facultatea de Drept, pentru a fi sigur că nu-i mai scapă niciun termen al unui contract neclar ce i-ar putea aduce neplăceri pe viitor.

Business Networking-ul, calea către o afacere de succes

În paralel cu dezvoltarea afacerii în IT, Ștefan Ecxarcu a devenit membru într-o organizație de Business Networking, Focus BNI. Grație colegilor de grup, a avut ocazia să afle foarte multe despre antreprenoriat în timp scurt. Tot ei au fost cei care, după incidentul cu partenerul din compania de IT, l-au ajutat să se stabilizeze și să dezvolte o altă companie, axată mai mult pe proiecte IT.

La una din întâlnirile Focus BNI, Ștefan a luat contact pentru prima dată cu acționarii Global Archive Management.

Mi-au cerut să îi ajut să facă o ofertă de scanare pentru unul dintre clienții lor, și să le spun cum aș gândi eu un mod de calcul al prețului. Am făcut asta, după care, pentru că deja știam care sunt toate detaliile, m-au rugat să vorbesc eu direct cu clientul lor, în numele lor, prezentându-mă ca făcând parte din echipa GAM, pentru a-i explica detaliile proiectului și costurile.

Colaborarea cu Global Archive Management a continuat cu două proiecte de IT, unul de infrastructură și altul de securitate, pe care Ștefan le-a și implementat. În primăvara anului 2014 i s-a propus să preia conducerea companiei.

Incendiul după care a renăscut cea mai sigură arhivă din România

După doi ani în care, sub conducerea lui Ștefan, compania se echilibrase din punct de vedere organizațional, iar calitatea serviciilor crescuse, planurile de dezvoltare au fost date peste cap într-o noapte. Noaptea în care unul dintre depozite a ars.

Ștefan își amintește că în dimineața zilei respective, chiar avusese o discuție cu unul dintre acționari despre următorii pași în dezvoltarea companiei. Planuri și obiective mărețe, doar că… la ora 17.30 vedeau cum iese fum de sub acoperișul uneia dintre clădiri.

Curtea era plină. Pompieri cu autospeciale, Arhivele Naționale, Poliția din Măgurele, primarul, prefectul, ITM-ul, ISC-ul, Garda de Mediu, presa… Chiar angajații, care din fericire nu mai erau în depozit când a pornit incendiul. Toată lumea avea întrebări. Clienții sunau să afle dacă e totul adevărat și ce se va întâmpla cu arhivele lor.

Depozitul Global Archive Management afectat de incendiu

Nu a fost prea mult timp de panică sau deznădejde. Ștefan a trecut imediat la acțiune, iar primul lucru a fost să identifice toate posibilele riscuri, să le evalueze ca importanță, ca urgență și ca potențial impact asupra businessului și să le prioritizeze.

Faptul că au respectat toate normele de siguranță a făcut să nu existe nicio victimă: alarma s-a declanșat imediat, astfel toți angajații care erau la birou au știut să evacueze clădirea repede. Nu s-au dus spre incendiu decât cei care făceau parte din echipa de prima intervenție. S-au utilizat extinctoarele din dotare, direct asupra incendiului, imediat ce a pornit. Mașinile de intervenție ale Pompierilor au avut loc suficient pe lângă clădiri pentru a se putea deplasa și pentru a bloca extinderea incendiului la alte clădiri, au putut să intervină în timp util pentru a se asigura că în interior nu au mai rămas persoane. Structura clădirii nu a cedat din cauza temperaturii iar în zona de birouri, care era izolată de zona de depozit prin pereți și uși cu rezistență la foc, nu a pătruns focul.

Cum a revoluționat Global Archive Management piața serviciilor arhivistice din România, datorită unui incendiu

Era evident că trebuia făcut mult mai mult decât a respecta cerințele legii pentru a asigura nu doar oamenii, ci și documentele importante depozitate.

Ceea ce am făcut a fost să ne reinventăm și să revoluționăm piața serviciilor arhivistice din România. Am plecat de la investiția în sistemul de stingere incendii cu gaz inert, fiind în acest moment singura companie care are o capacitate de depozitate atât de mare protejată cu acest sistem. Am continuat cu regândirea structurii interne a organizației, pentru a ne permite o flexibilitate mult mai mare în abordarea proiectelor arhivistice cu cerințe diferite. Am dezvoltat un sistem intern de instruire la locul de muncă, într-un mod care să asigure nu numai dezvoltarea profesională a angajaților ci și crearea unui mediu de lucru plăcut, bazat pe dezvoltarea și recunoașterea competențelor fiecărui coleg, în care fiecare coleg să vină cu plăcere la birou, să facă activitățile pe care și le dorește și să lucreze pe proiecte care i se potrivesc, din punct de vedere al competentelor și abilităților fiecăruia.

În acest moment, depozitele de arhivă GAM sunt cele mai sigure din țară. Tehnologia și instalațiile GAM sunt similare cu cele cerute de Arhivele Naționale pentru Camerele Tezaur, care păstrează documentele cu valoarea istorică cea mai mare a țării noastre.

Investițiile au constat în dotarea depozitelor cu sistem de detecție rapidă a incendiilor cu senzori laser, cu instalații de stingere incendiu automate, foarte eficiente, cu gaz INERGEN, care asigură stingerea oricărui incendiu în maxim 5 minute de la declanșarea sistemului și înlocuirea instalațiilor electrice din depozit cu cele pe bază de LED care necesită o intensitate mai mică a curentului electric, eliminând astfel riscul apariției unui scurtcircuit.

În paralel, parteneriatul lui Ștefan cu Global Archive Management s-a consolidat, devenind și el unul dintre acționarii companiei.

Familia, echilibrul necesar unui pasionat de muncă

Pentru că are atât de multe responsabilități, programul lui Ștefan Ecxarcu nu arată ca unul obișnuit.

În general, în intervalul 08:00 – 09:30 Ștefan își duce copiii la grădiniță. Fetița începe școala în septembrie, iar băiețelul are 4 ani și jumătate și este foarte energic.

În același timp, răspunde la mesajele urgente, în special cu privire la lucrurile care trebuie să se întâmple în prima parte a zilei.

Între 09:30 și 18:30 participă la întâlniri de lucru, interne, pe diferite proiecte, sau ședințe de planificare cu colegii sau de raportare a activităților. În acest interval își stabilește și întâlnirile cu clienții, cu partenerii. Intervalul 18:30 – 24:00 este dedicat în totalitate familiei.

Pentru mine ziua are 24 de ore pe care încerc să le folosesc într-un mod cât mai eficient, îmbinând atât activitatea profesională cât și cea personală și vizita de familie.

Ștefan Ecxarcu, Andreea, Kalinda și Nicolas

După ce familia merge la culcare, Ștefan se ocupă de lucrurile care țin doar de el: se gândește la strategia de dezvoltare a companiei, notează subiectele de discutat în ședințe, face oferte pentru clienții importanți, răspunde mailurilor primite de la colegi care necesită mai mult timp de analiză, verifică rapoarte și revizuiește proceduri.

Dintr-un punct de vedere, pot considera că activitatea de la 00:00 la 04:00 este, de fapt, activitatea mea „de birou”. Mulți ar spune că sunt un workaholic, însă nu mă identific cu termenul pentru că îmi face foarte mare plăcere ceea ce fac și din acest motiv nu simt că muncesc nici măcar o zi pe an. De lucrat, lucrez însă 12-14 ore pe zi fără să obosesc și fără să simt nevoia de concediu.

Din acest motiv, cea mai importantă lecție de viață pe care Ștefan vrea să o predea copiilor lui este că succesul vine atunci când ceea ce faci te face fericit. S-au obișnuit să nu pună presiune pe ei pentru a urma o direcție sau a obține anumite rezultate.

Cel mai important pentru ei este să se bucure de viață. Nu există succes real atunci când totul este o constrângere, iar lucrurile sunt făcute doar pentru că trebuie și viața este văzută ca o luptă.

*Interviul cu Ștefan Ecxarcu, Global Archive Management, a fost realizat de către Alina Cristea, PR Account Manager Tudor Communication